Клиент пришёл без записи
Если клиент пришёл без предварительной записи, отметьте его визит в календаре. Время у мастера займётся, и онлайн-запись больше не предложит его другим клиентам. Визит сразу получает статус Клиент пришёл, а клиенту ничего не отправляется.
Как отметить визит
Откройте календарь
Откройте Рабочее пространство → Онлайн-запись → Календарь и нажмите Пришёл без записи рядом с кнопкой Новая запись.
Выберите услугу
Если филиалов несколько, сначала выберите филиал. По умолчанию открывается филиал из фильтра календаря.
Выберите мастера
Начало визита — Сейчас, по часам филиала. Список показывает мастеров филиала, которые оказывают эту услугу. Сверху — свободные: например, «Свободна до 16:00 · 40 мин», то есть до следующей записи или конца смены. Ниже — мастера Не по графику, затем занятые: их выбрать нельзя, в строке видно, когда они освободятся, например «Занята до 15:50».
Проверьте длительность
По умолчанию визит длится столько же, сколько услуга. Если до следующей записи мастера меньше времени, окно предупредит, например «До следующей записи 35 мин — услуга 60 мин», и подставит, сколько помещается. Длительность можно сократить до 5 минут. Стоимость при этом не меняется.
Укажите клиента — по желанию
Найдите клиента в CRM или впишите имя и телефон. По телефону визит привяжется к найденному клиенту CRM, а если такого нет — будет создан новый. Можно ничего не указывать: тогда в календаре визит будет записан как «Клиент без записи». Ниже можно оставить заметку.
Нажмите «Отметить визит»
Откроется карточка визита. В календаре и в карточке у него метка Без записи. Когда клиент уйдёт, нажмите в карточке Завершена.
Кнопку Пришёл без записи видят сотрудники, которым разрешено создавать записи. Если разрешено создавать только свои записи, отметить визит можно только к себе.
Время задним числом
Если визит не отметили сразу, выберите Указать другое время и задайте дату и время начала по часам филиала. Подойдёт только прошедшее время, не раньше чем 30 суток назад. Окно предупредит: «Визит будет отмечен как внесённый задним числом». В карточке такого визита будет строка, когда его внесли, например «Внесён задним числом 13.10 в 15:20».
Будущее время здесь выбрать нельзя — чтобы записать клиента на потом, используйте Новая запись.
Мастер не по графику
Мастера с пометкой Не по графику свободны, но у них нет смены в этом филиале на это время. В строке видна причина, например «Не по графику · нет смены»:
- нет смены — выходной, отпуск или время до или после смены;
- сегодня в другом филиале — в это время у мастера смена в другом филиале;
- смена заканчивается раньше — визит не помещается до конца смены;
- пересечение смен — в графике мастера пересекаются смены.
Такого мастера можно выбрать, но визит нужно подтвердить галочкой Отметить визит вне графика. В карточке у визита появится метка Вне графика.
Занятое время так не обойти: если в это время у мастера другой визит (с учётом буферов услуги), мастер в списке неактивен.
Клиенту ничего не отправляется
Визит без записи не присылает клиенту ни подтверждения, ни напоминаний, ни писем, ни сообщений в MAX или Telegram — даже если позже изменить данные визита.
Частые вопросы
Почему мастер серый и его нельзя выбрать? В это время у него другой визит. В строке видно, когда он освободится.
Почему визит короче услуги? До следующей записи мастера или до конца его смены осталось меньше времени, чем длится услуга. Окно подставляет время, которое помещается, а стоимость остаётся ценой услуги.
Можно ли перенести визит без записи? Нет. Если ошиблись временем или мастером, отмените визит в карточке и отметьте его заново.
Можно ли так записать клиента на вечер? Нет, начало — сейчас или в прошлом. Для записи на будущее есть Новая запись.
Мешают ли настройки «Минимум до начала» и «Горизонт»? Нет. Они действуют только для онлайн-записи клиентов: на публичной странице, в виджете сайта, в боте и через API. Сотрудник в кабинете может отметить визит без записи, а в Новой записи — записать клиента на любое ближайшее свободное время и дальше горизонта.
Займёт ли визит время в онлайн-записи? Да. Как только визит отмечен, это время у мастера пропадает из свободного времени на сайте и на публичной странице.